Digitalisierung in der Veranstaltungsbranche – Technik up to date – Corona ein Booster

Wie fast alle mussten wir 2020 technisch von 0 auf 100 durchstarten.

Das Kardiologische Seminar Süd:

Für uns begann es mit der ganz optimistischen Verschiebung der Veranstaltung von Mitte März auf Ende Juli, gefolgt Ende April / Anfang Mai von der realistischen Erkenntnis, auch Ende Juli keine Präsenzveranstaltung durchführen zu können und dem unbedingten Wunsch den Teilnehmern, Ausstellern und Referentinnen eine Alternative zu bieten.

Digitale Veranstaltung, live und vor Ort

Viel Vorbereitungs- und Planungszeit hatten wir für die Veranstaltungsorganisation nicht. Trotzdem haben wir unsere Vorgaben und Ziele erreicht:

• Die Vortragenden sind, wenn möglich, live vor Ort. Es soll keine aufgezeichneten Vorträge geben.
• Ausreichend große Vortragssäle für die Vortragenden, Moderatorinnen und technischem Support, die den Corona-Auflagen entsprechen und ein gutes Ambiente haben.
• Zuschaltung von externen Referentinnen ist möglich.
• Eine professionelle technische Unterstützung muss vor Ort gegeben sein.
• Die Sponsoren können sich in einer Ausstellung präsentieren und mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern interagieren.
• Die Teilnehmerinnen betreten ein virtuelles Kongressgelände und können von dort in die einzelnen Vortragsräume oder die Ausstellung gehen.
• Die Vorträge stehen nach Ende der Veranstaltung für eine definierte Zeit als Video on demand zur Wiederholung zur Verfügung.
• Finanzierbarkeit mit einem recht begrenzten Budget.

Einen technischen Dienstleister zu finden, der unsere Anforderungen erfüllt, war zu dem Zeitpunkt nicht einfach. Ein Knackpunkt war die Verwirklichung einer Fachausstellung. Da hat sich viel getan. Inzwischen kann man sich z.B. mit einem eigenen Avatar durch eine Ausstellung bewegen und mit anderen Avataren direkt sprechen.

Wir bedanken uns bei unseren wissenschaftlichen Partnern in der Klinik für Innere Medizin II des Universitätsklinikums Ulm für die Unterstützung, die Anpassung des Programms an das neue Format und die wichtigen Inputs und Anregungen.

Ohne die Unterstützung der Sponsoren wäre diese digitale Live-Veranstaltung nicht möglich gewesen. Auch für sie war das ein ganz neues Format. Marketing- und Grafikabteilungen mussten innerhalb kürzester Zeit die digitalen Ausstellungsstände gestalten. Eine Herausforderung.

Digital und hybrid

Auch wenn wir alle wieder Präsenzveranstaltungen herbeisehnen, werden die digitalen und hybriden Formate in den nächsten Jahren die Präsenztermine ergänzen und für jede Kongressagentur das Portfolio ergänzen