Es ist Dienstag, 10. März 2020. Covid-19 ist das beherrschende Thema.

In der kommenden Woche am Mittwoch wollen wir nach Neu-Ulm fahren, um alles für den Aufbau der Fachausstellung vorzubereiten und das Tagungsbüro termingerecht aufzubauen.  Die ersten Teilnehmer und Teilnehmerinnen werden bereits am Donnerstagnachmittag erwartet. Ein Hygienekonzept ist erstellt und mit dem Kongresszentrum abgestimmt. Ausreichend Handdesinfektionsmittel liegt bereit. Das Thema Mund-Nasenschutz ist noch nicht wirklich präsent. Die letzten Vorarbeiten laufen.

Bei uns, den Teilnehmerinnen und den ausstellenden Firmen nimmt die Unsicherheit zu. Wie wird die Lage nächste Woche sein? Bei einigen wurden bereits die Teilnahme und Dienstreisen untersagt. Was ist mit den Vortragenden? Werden sie in der kommenden Woche einen Vortrag halten können und dürfen?

Am späten Nachmittag haben wir dann die Telefonkonferenz mit der wissenschaftlichen Leitung. Wir entscheiden uns gemeinsam zu einer Terminverschiebung. Ein für alle Beteiligten einmaliger Schritt.

Wen informieren wir zuerst? Die Vortragenden, die ausstellenden Firmen, die Teilnehmer und Teilnehmerinnen? Diejenigen, die uns personell vor Ort unterstützen, dürfen wir auf gar keinen Fall vergessen! Von einigen Teilnehmerinnen und Teilnehmern haben wir nur Telefaxnummern und keine E-Mail-Adressen. Hoffentlich erreicht die Information alle rechtzeitig. Was ist mit denen, die sich nicht angemeldet haben und sich vor Ort im Tagungsbüro registrieren wollen? Wer hat das geplant? Wir entscheiden uns, alle Kliniken und Praxen, die in den letzten Jahren Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen geschickt haben, ebenfalls zu informieren.

Was machen wir mit den Teilnehmergebühren von über 400 angemeldeten Gästen? Wir wissen nicht, wer an dem Ersatztermin teilnehmen kann, will, wird und wenn ja, in welchem Umfang und überweisen daher alle erhaltenen Teilnehmergebühren zurück.

Am Montag, 16. März 2020 wird ein Lockdown beschlossen, der ab dem 22. März 2020 in Kraft treten soll. Die ersten Veranstaltungen sind zu dem Zeitpunkt bereits von den Behörden verboten worden.

Als Ersatztermin ist der 31. Juli und 1. August 2020 geplant. Das war zu optimistisch. Eine Präsenzveranstaltung wird auch an diesen beiden Tagen nicht möglich sein. Dafür eine Live-Veranstaltung mit den Vortragenden in Vortragsräumen und den Teilnehmer und Teilnehmerinnen vor dem PC.